En el comercio internacional, cuando el cliente dice que quiere hacer un pedido, siempre da un peque?o alegrón; pero si el MOQ y el tiempo de entrega no coinciden con sus expectativas, ?cómo se lo decimos? Por ejemplo, el cliente solo quiere un contenedor de 20GP y que salga este a?o, pero la fábrica pide como mínimo un 40HQ y la producción ya está agendada para después del A?o Nuevo. Decirlo directamente puede sonar brusco y hasta dar la impresión de que “no queremos” el negocio. No te preocupes, es muy común; con el enfoque adecuado puedes dejarlo claro y mantener el entusiasmo por colaborar. Hoy hablaremos del tema y compartiremos algunos trucos y estrategias para redactar correos que hagan la comunicación más fluida.

?Por qué es tan importante la comunicación diplomática?

La cooperación comercial es como una relación amorosa: hay que tomársela con calma. El primer pedido del cliente suele ser una prueba para ver su calidad, cumplimiento y servicio postventa. Si el pedido mínimo es demasiado alto o la fecha de entrega se retrasa, y se lo comunicas de golpe, puedes asustarlo. Pero la realidad es que la agenda de la fábrica está apretada y los pedidos peque?os no generan ganancias, sobre todo en categorías especiales como refacciones automotrices: el contenedor peque?o cuesta caro y deja poca utilidad, y meterse en la fila tampoco es fácil. La clave está en el equilibrio: proteger los intereses de la empresa y, al mismo tiempo, dejarle al cliente una salida con dignidad, sembrando la semilla de una colaboración a largo plazo.

Redacción de correo: suave pero firme

Comienza con energía, plantea el problema en el centro y deja la puerta abierta al diálogo al final; todo suena profesional y cercano. Dale una última pasada para suavizarlo y quita cualquier aspereza.

Estimado/a [Nombre del cliente],

?Nos da mucho gusto recibir tu mensaje! Estamos muy entusiasmados con esta colaboración y te agradecemos mucho el interés que has mostrado en nuestros productos.

Para que todo sea más fluido, quisiera compartirles de antemano dos peque?os detalles y agradecería que los tomaran en cuenta. En primer lugar, nuestra cantidad mínima de pedido es un contenedor 40HQ, lo cual nos permite optimizar la eficiencia de producción y garantizar una calidad más estable. En segundo lugar, debido a que los pedidos están completamente saturados, las líneas de la fábrica ya operan a plena capacidad hasta marzo de 2026, por lo que las salidas de este a?o podrían representar un peque?o reto.

Completamente entendemos si esto no encaja en sus planes actuales, ?no hay problema! Si estas condiciones aún se alinean con lo que necesita, estaremos encantados de conversar más sobre oportunidades de colaboración en 2026; quizás podamos explorar juntos opciones flexibles, como arreglos por lotes o pruebas de muestra.

?Cuéntame tus ideas cuando quieras, estamos aquí para apoyarte al 100 %!

Saludos cordiales, [Su nombre] [Su cargo] [Datos de contacto]

Esta versión incluye un cálido inicio de “esperamos colaborar”, al explicar el pedido mínimo se enfatiza la “optimización de la eficiencia”, y al hablar del plazo se suaviza el tono diciendo que “es un poco desafiante”. Al final se deja un espacio en blanco invitando a discutir el plan, para que el cliente sienta que hay margen de negociación y no una decisión “tajante”.

Compartir estrategias: no basta con el correo, hay que controlar el panorama completo

El correo es solo el primer paso, pero la comunicación va mucho más allá. Estos consejos le ayudarán a desenvolverse con soltura en situaciones similares:

1. Sentar las bases desde la etapa inicial de la negociación: En la etapa de cotización o de muestra, de paso menciona: “Nuestra cantidad mínima de pedido suele ser 1 contenedor HQ de 40′ para asegurar el mejor tiempo de entrega y calidad”. Así el cliente ya estará mentalmente preparado y no sentirá que se lo “subimos de golpe”.
2. Pedido de prueba flexible：El pedido de prueba en un contenedor peque?o es una oportunidad de validación; no lo rechaces completamente. Puedes proponer: “El primer pedido será de muestras o un lote peque?o para pruebas; una vez confirmado, pasaremos a pedidos grandes”, o “entrega fraccionada: el primer contenedor a finales de este a?o y el resto el próximo”. Así se prueba el agua sin afectar la planificación de la fábrica.
3. Coordinación interna：Habla con el jefe sobre el límite: si el cliente tiene mucho potencial, ?podemos dar luz verde a un pedido peque?o? Cuando los negocios están en auge es válido seleccionar clientes, pero dejar escapar un gran pedido potencial también es una pena. Equilibra bien el “filtrado tosco” y la captura de oportunidades.
4. Seguimiento con estrategia: Después de enviar el correo, no te quedes cruzado de brazos. Al día siguiente, mándale un WhatsApp o llama: “?Ya lo viste? Si tienes dudas, cuéntamelas y las resolvemos”, así estrechas lazos.

Estos peque?os trucos hacen que un “no” suene como una invitación, y el cliente suele estar más dispuesto a seguir conversando.

Conclusión

Comunicar de manera diplomática la cantidad mínima de pedido y el tiempo de entrega consiste, en esencia, en que el cliente perciba su profesionalismo y sinceridad. Si el correo está bien redactado y la estrategia es la adecuada, no solo se salvaguarda el pedido, sino que también se fortalece la relación a largo plazo. El comercio internacional es, por naturaleza, cambiante; siendo flexible, siempre habrá sorpresas. Esperamos que estos consejos le faciliten la comunicación y que pronto reciba la grata noticia de un nuevo pedido.